Contact Klachten Privacy AVG

Heeft u een vraag of wilt u de mogelijkheden bespreken voor uw bedrijf?
Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op!

---

In 2018 is de AVG wetgeving binnen Europa en Nederland in de wetgeving geimplementeerd. Daarvoor waren er al dwingende aanwijzingen met betrekking tot het melden van datalekken. Op basis van deze wetgeving hebben wij procedures geïmplementeerd die er voor moeten zorgen dat wij op een betrouwbare en solide manier met u gegevens omgaan (voor zover dat al niet het geval was). Ook in geval van een datalek hebben wij een procedure waardoor u tijdig en afdoende geïnformeerd wordt over het lek, de omvang, welke privacygevoelige informatie het mogelijk betreft en waar/wanneer het datalek bij de betrokken instanties is gemeld. Als onderdeel van de implementatie van de AVG wetgeving dient een onderneming te beschikken over een privacystatement. Deze staat onderaan deze pagina integraal vermeld.

"Waar gewerkt wordt, worden ook fouten gemaakt". Natuurlijk proberen wij fouten tot een minimum te beperken en is uw tevredenheid zeer belangrijk voor ons. Maar voor de zeldzame gevallen waarin dit niet het geval is, beschikken wij over een formele klachtenregeling.

Algemeen

Deze klachtenregeling heeft als doel klachten van relaties (intern en extern) op een zorgvuldige manier te behandelen.

Indiening en registratie klacht

Voor minder ernstige klachten wordt u verzocht te overwegen deze eerst telefonisch of in een persoonlijk gesprek met uw contactpersoon te bespreken, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien uw klacht juist de contactpersoon betreft kunt u ook contact opnemen met een andere persoon van onze organisatie. Bij ernstige klachten, of indien u de klacht niet mondeling wenst te bespreken, of indien mondeling overleg niet het door u gewenste resultaat oplevert, kunt u de klacht op het klachtenformulier omschrijven en ter attentie van de leiding versturen.

Eventueel kunt u de klacht telefonisch doorgeven, waarbij een medewerker van onze organisatie het formulier invult. U zult dan gevraagd worden (per post of per mail) het formulier te ondertekenen ter bevestiging dat de klacht juist is omschreven. U kunt ook volstaan met de aanvraag van het fomulier wat u zelf invult. Wij sturen u het formulier op eerste verzoek toe.

Verantwoordelijkheden rond behandeling

Bij schriftelijk ingediende klachten wordt de leiding altijd ingelicht. De leiding zal hetzij de klacht zelf behandelen hetzij in ieder geval toezien op de afhandeling ervan. Bij ernstige klachten rond opdrachten wordt een niet bij die opdracht betrokken functionaris (indien nodig van buiten onze organisatie) aangewezen als verantwoordelijke voor de behandeling van de klacht.

Verloop behandeling klacht

Aan de hand van het ingevulde klachtenformulier en het horen van de betrokkenen zal een zo goed mogelijk beeld worden gevormd van de inhoud van en situatie rond de klacht. Het kan zijn dat u in de loop van de procedure gevraagd wordt een nadere schriftelijke toelichting op de klacht te geven.

Vervolgens zal de leiding, indien van toepassing in overleg met andere deskundige(n), besluiten over uw klacht, en u van dit besluit schriftelijk op de hoogte stellen. Indien u geheel of gedeeltelijk in het gelijk wordt gesteld wordt bekeken of een vorm van schadeloosstelling en/ of andere genoegdoening op zijn plaats is, en of en zo ja welke maatregelen er intern kunnen worden genomen om herhaling van het probleem te voorkomen.

Wij streven ernaar uiterlijk binnen 2 weken na ontvangst van een schriftelijke klacht inhoudelijk te reageren; indien dit niet lukt wordt u ingelicht over de reden van het uitstel, en wordt een schatting gegeven binnen welke termijn de leiding wel denkt met een reactie te kunnen komen. Wij hopen uiteraard dat wij uw klacht op een voor u bevredigende wijze kunnen oplossen. Het kan echter zijn dat de reactie u niet tevreden stelt. Indien we er ook na nader overleg niet uitkomen, verwijzen wij naar de algemene voorwaarden met betrekking tot juridische aspecten van de klacht.

Privacy Statement Doublepress Products BV (versie 1)

Inleiding

In het kader van de levering van onze producten, cq het onderhouden van arbeidsverhoudingen met personeel of inhuren van personeel verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

NAW-gegevens client;
Contactpersoon client
Zakelijk telefoonnummer client
Zakelijk emailadres client
Afleveradres client
Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.

Met betrekking tot inhuur van personeel of arbeidsverhoudingen leggen wij meer (verplichte) informatie vast:

Voornaam, voorletters en achternaam;
Naw-gegevens
Geboortedatum en –plaats;
Geslacht;
Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie;
Kopie identiteitsbewijzen;
Burgerservicenummer (alleen indien nodig!);
Pasfoto (alleen indien strikt nodig! Bijvoorbeeld voor personeelsdossier);
Leeftijd;
Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
Huwelijkse staat, gegevens partner
Noodgevalleninformatie
Bankrekeningnummer;

Doelen van en grondslagen voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. In de meeste gevallen verwerken wij slechts de gegevens die nodig zijn om u naar tevredenheid onze producten te kunnen leveren. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er vanuit (mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:

Communicatie en informatievoorziening;
Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen leveren van producten en diensten
De verbetering van onze producten en diensten.
Facturering en incasso

Bovenstaande kan concreet ook betekenen dat wij clientgegevensgebruiken voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of te berichten over onze produkten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het betreft dan nimmer persoonsgegevens, maar uitsluitend openbare gegevens welke ook uit het handelsregister kunnen worden verkregen. Toch zullen wij terughoudend in zijn en u uitsluitend benaderen als wij van mening zijn dat deze aanvullende diensten/producten ook daadwerkelijk voor u van toegevoegde waarde zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over producten die door ons zijn geleverd, c.q. diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverleningkunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Daarnaast kunnen er andere derden zijn die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht of juridische betrekking inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij bij voorkeur met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Indien dat niet gaat zullen wij het privacybeleid van deze derden vastleggen en beoordelen. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Bewaartermijnen

Wij zullenuw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten. Indien u uw gegevens volledig verwijderd wilt hebben, dan kunt u ons daar altijd om verzoeken. Per omgaande zullen wij dan aan dat verzoek gehoor geven, tenzij de wettelijke bewaarplicht zich daartegen verzet.

Beveiliging

Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen. Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens hebben vormgegeven.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt of zelf gebruik maakt van diensten van providers buiten de EER. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Wijzigingen

Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.

Tot slot

Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid. Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie zijn de medewerkers van ons bedrijfsbureau. Op de website worden onze actuele contactgegevens vermeld.

E-mail ons

Telefoon: 00 31 (0)38 - 33 72 300